Facture électronique : vous êtes en règle depuis janvier ? La question n'est pas celle que vous croyez

Depuis le 1er janvier 2026, une entreprise belge assujettie à la TVA doit émettre et recevoir des factures électroniques structurées quand elle facture une autre entreprise belge assujettie. La période de tolérance qui couvrait les premiers mois est terminée depuis le printemps. Si vous lisez ceci en vous demandant s'il faut vous y préparer : non, l'échéance est passée depuis sept mois. La bonne question aujourd'hui est différente, et c'est celle que presque personne ne pose — votre entreprise reçoit-elle correctement les factures de vos fournisseurs, et est-ce que quelqu'un les regarde ?

Je ne suis ni comptable ni fiscaliste. Sur le volet TVA, c'est votre comptable ou votre fiduciaire qui tranche, et le plus souvent il a déjà réglé le sujet de l'émission avec vous en fin d'année dernière. Ce que je vois, moi, c'est ce qui se passe après : un canal technique qui déverse des documents dans un logiciel, et une organisation qui n'a pas bougé d'un millimètre pour les traiter.

Rappel court : ce qui est obligatoire depuis janvier

• Qui : toute entreprise assujettie à la TVA établie en Belgique, quels que soient son secteur, sa taille et sa forme juridique, quand elle facture une autre entreprise belge assujettie qui lui communique son numéro de TVA.
• Quoi : un fichier structuré — un XML, pas un document destiné à l'œil humain — conforme à la norme européenne EN 16931, échangé par défaut via le réseau Peppol.
• Dans les deux sens : l'obligation ne porte pas seulement sur l'émission. Vous devez aussi être en mesure de recevoir une facture structurée. C'est la moitié du sujet, et c'est celle qu'on oublie.
• Ce qui n'est pas concerné : vos factures aux particuliers. Le B2C reste hors périmètre.

Un point qui surprend encore beaucoup de dirigeants : un PDF joint à un email n'est pas une facture électronique au sens de la loi. Il l'a été pendant vingt ans dans le langage courant, il ne l'est plus dans celui du fisc. Ce qui compte, c'est que le fichier soit lisible par une machine sans intervention humaine.

Les cas où vous n'êtes pas concerné

Ils sont plus nombreux qu'on ne le croit, et cela vaut la peine de vérifier si vous tombez dedans avant d'engager quoi que ce soit :

• Les assujettis qui réalisent exclusivement des opérations exonérées par l'article 44 du Code de la TVA — une partie du secteur médical, de l'enseignement, du social, du culturel, du financier.
• Les assujettis en faillite, tant que le numéro de TVA reste actif.
• Les assujettis au régime forfaitaire (article 56), un régime lui-même appelé à disparaître au 1er janvier 2028.
• Les entreprises non établies en Belgique, même si elles y sont identifiées à la TVA.

Attention à la nuance sur le premier point : c'est « exclusivement ». Un cabinet paramédical qui facture aussi des prestations taxées à des entreprises n'est pas dispensé.

Les amendes

L'arrêté royal prévoit des amendes forfaitaires par infraction : 1 500 € pour la première, 3 000 € pour la deuxième, 5 000 € pour les suivantes. C'est l'ordre de grandeur à avoir en tête — désagréable, pas mortel pour une PME de 10 à 50 personnes.

Le scénario qui coûte vraiment cher est ailleurs. Un fournisseur vous envoie une facture structurée, elle atterrit dans un canal que personne ne surveille, l'échéance passe, le rappel arrive, et vous finissez avec un compte bloqué chez un fournisseur dont vous dépendez. Personne ne vous verbalise pour ça. Ça vous coûte quand même une matinée et une relation commerciale abîmée.

Le test en quatre questions

Voici ce que je poserais à un dirigeant qui me dit « oui oui, on est en règle ». Comptez vingt minutes, la plupart des réponses sont chez votre comptable ou dans votre logiciel de facturation.

1. Sur quel identifiant Peppol mon entreprise est-elle enregistrée, et qui l'a fait ? Si personne ne sait répondre, il y a une chance que l'enregistrement ait été fait par un prestataire lors d'une migration de logiciel, et une autre qu'il n'existe pas.
2. Où arrivent les factures fournisseurs entrantes ? Dans le logiciel comptable, dans un portail du prestataire, dans une boîte mail ? La réponse « je ne sais pas » est la plus fréquente et c'est la seule qui pose vraiment problème.
3. Qui les regarde, et à quelle fréquence ? Avant, une facture arrivait dans une boîte mail que quelqu'un ouvrait tous les jours. Maintenant elle arrive dans un système. Si personne n'a hérité de ce contrôle quotidien, il n'existe plus.
4. Que se passe-t-il si un fournisseur n'arrive pas à m'envoyer une facture structurée ? Est-ce qu'on le sait, ou est-ce que la facture disparaît dans un rejet technique que personne ne lit ?

Dans les PME que je croise, la question 3 est celle qui fait le plus de dégâts. Le logiciel a réglé la conformité technique. Le geste quotidien qui allait avec, personne ne l'a repris.

Ce que l'automatisation apporte ici — et ce qu'elle n'apporte pas

Une limite d'abord, parce que le sujet va être vendu de travers cette rentrée : l'automatisation ne rend pas conforme. La conformité, c'est votre logiciel de facturation, votre enregistrement Peppol et votre comptable. Un flux automatisé ne remplace rien de tout ça et ne vous couvre de rien.

En revanche, une fois que vous êtes en règle, le format structuré change quelque chose de concret : les données sont enfin exploitables sans que personne ne les retape. C'est là que le gain existe, et il est ailleurs que là où on l'attend :

• Le rapprochement commande-facture. Comparer automatiquement ce qui a été livré et ce qui est facturé devient possible sans lecture optique et sans erreur d'interprétation, puisque le prix, la quantité et la référence sont des champs, pas des pixels.
• L'alerte sur ce qui sort de l'ordinaire. Un montant qui double d'un mois à l'autre, un fournisseur inconnu, une facture en double : trois règles suffisent, et elles ne demandent aucune IA.
• La visibilité sur les échéances. Savoir ce qui doit être payé cette semaine sans ouvrir dix documents, c'est le genre de tableau qui se construit en une journée quand les données sont propres.

Et une contre-indication franche : ne faites pas développer un connecteur maison vers Peppol. C'est un domaine normé, avec des prestataires certifiés, et la norme continue de bouger — on va le voir tout de suite. Un développement spécifique ici, c'est de la dette technique achetée au prix fort. Le raisonnement est le même que pour n'importe quel projet : commencer par le processus qui coûte le plus cher, pas par la brique la plus technique, comme j'en parlais dans IA pour PME en Wallonie : par où commencer concrètement.

2028 : l'e-reporting, et pourquoi vous n'avez rien à faire aujourd'hui

La suite est annoncée, et autant la connaître pour ne pas se faire vendre n'importe quoi. Le principe : transmettre à l'administration, en quasi temps réel, un sous-ensemble des données de facturation de chaque transaction B2B — pas la facture entière, pas une seconde comptabilité. La transmission passerait par le même réseau Peppol que la facturation, et elle serait bilatérale : l'émetteur comme le destinataire transmettent leur déclaration.

D'abord, ce n'est pas encore du droit. Le SPF Finances l'écrit noir sur blanc dans sa FAQ officielle : la mesure figure bien dans l'accord de coalition fédérale avec un horizon 2028, mais elle « doit encore être transposée en droit belge ». Un avant-projet a été approuvé en Conseil des ministres en juillet 2026 ; le parcours restant comprend les avis requis, l'adoption par la Chambre, puis les modalités pratiques par arrêté royal — publication de la loi attendue à l'automne 2026, textes d'exécution début 2027. Tant que l'arrêté n'est pas sorti, le détail de ce qu'il faudra transmettre n'est pas connu. Personne ne peut donc vous vendre aujourd'hui un outil « conforme e-reporting 2028 ».

Ensuite, ce n'est pas une charge de travail supplémentaire pour vos équipes, et c'est la partie qui rassure : côté destinataire, le déclencheur serait la réception technique de la facture, pas un geste manuel. Autrement dit, si votre chaîne de facturation est propre, la déclaration part toute seule. À l'inverse, une bonne nouvelle administrative est prévue — l'e-reporting remplacerait le listing clients annuel pour la plupart des entreprises.

Enfin, un point qui coupe court à une inquiétude que j'entends souvent. Aujourd'hui, dans la phase entrée en vigueur en janvier 2026, la FAQ du SPF Finances est explicite : « aucune information de la facture électronique ne sera encore envoyée à l'administration ». Le fisc ne lit pas vos factures depuis janvier. Ce sera peut-être partiellement le cas en 2028, pour un sous-ensemble de données, et vous aurez plus d'un an pour vous y faire une fois le texte connu.

Ce pour quoi ce n'est pas une bonne idée d'en faire un chantier

• N'achetez rien pour 2028. Le texte n'est pas voté et les modalités passeront par arrêté royal. Une offre qui vous promet aujourd'hui la conformité à une norme qui n'existe pas encore vend de la peur.
• Ne changez pas de logiciel comptable pour ce seul motif. Si le vôtre émet et reçoit correctement, le sujet est réglé. Une migration comptable vous coûtera plus que les 1 500 € d'une première infraction, et bien plus en temps d'équipe.
• Ne construisez pas un processus d'approbation à cinq niveaux parce que les factures sont devenues électroniques. Le format a changé, pas votre organisation. Ajoutez le contrôle quotidien qui a disparu, c'est tout.

Les deux dossiers tombent la même année, et certains commerciaux les emballeront ensemble. La facture électronique est un sujet fiscal, sans rapport avec les obligations européennes sur l'IA que j'ai détaillées dans ce qui s'applique vraiment depuis le 2 août. Une proposition qui mélange les deux mérite une question de plus.

En clair

Côté émission, vous êtes probablement en règle depuis janvier sans y avoir beaucoup pensé : votre logiciel a fait le travail. Côté réception, il y a une chance sérieuse qu'un contrôle humain quotidien ait disparu sans que personne ne s'en aperçoive. Vingt minutes avec les quatre questions ci-dessus valent mieux qu'un projet. Et pour 2028, la seule chose à faire cette année, c'est de ne rien acheter.

Si vous voulez qu'on regarde ensemble ce que devient une facture entrante chez vous, entre le moment où elle arrive et le moment où elle est payée, un appel suffit : 0491 505 505 ou info@simplifiez.ai. Pour tout ce qui relève de la qualification TVA, la bonne personne reste votre comptable — et je vous le dirai plutôt que d'improviser.